Проведение научных мероприятий

Научные мероприятия – конференции, семинары, симпозиумы и другие научные мероприятия, организуемые НИУ ВШЭ или с участием университета.

Научная комиссия ФСН может выделить средства из Фонда академического развития на мероприятия, организованные подразделениями и сотрудниками ФСН, но не более 500 000 рублей на мероприятие. В случае, если размер финансовой поддержки, необходимой для проведения мероприятия, превышает 500 000 рублей, научная комиссия может рекомендовать мероприятие для софинансирования Комиссии по рассмотрению заявок на проведение и/или финансовую поддержку научных мероприятий НИУ ВШЭ, а Комиссия, в свою очередь, вправе принять решение о финансировании Мероприятия из централизованных средств НИУ ВШЭ в объёме, который сочтет целесообразным.

Вопросами поддержки и (со)финансирования мероприятий в НИУ ВШЭ занимается Управление по организации и сопровождению мероприятий. 

Прием заявок закрыт.

Внимание: 

В связи с активным участием НИУ ВШЭ в реализации инициатив Десятилетия науки и технологий (ДНТ) в России целесообразно включение научных мероприятий НИУ ВШЭ, в т.ч. конференций, семинаров и т.п., в инициативу ДНТ «Проектирование будущего». 

Дирекция ДНТ обеспечивает медийную поддержку организаторам мероприятий, в т.ч. брендирование логотипом ДНТ и продвижение на площадках Минобрнауки России. 

Для обеспечения включения мероприятия в ДНТ необходимо заполнить краткую форму на сайте ДНТ.

Для брендирования мероприятия используется официальный фирменный стиль ДНТ.

Подробная информация размещена на сайте Дирекции научных исследований и разработок НИУ ВШЭ.

Вопросы, пожелания и предложения направляйте Соколову Игорю Владимировичу (ivsokolov@hse.ru).

Подготовка заявки

Прежде чем приступать к подаче заявки, необходимо назначить сотрудника, ответственного за координацию мероприятия, который будет заниматься подготовкой документов для запуска приказов по СДОУ, оформлением документов для закупочных процедур, оплатой счетов и т.д., а также составлением отчетности для научной комиссии ФСН и соблюдением Регламента учета мероприятий.

При подаче заявок необходимо указывать формат участия для приглашенных гостей или остальных участников - онлайн, офлайн или смешанный.

Инструкции для проведения оффлайн-мероприятия

Инструкции для проведения онлайн-мероприятия

Составление сметы

Смета составляется по шаблону. Внимание: средства ФАР могут использоваться только на статьи расходов, приведенные в смете (форма в следующем разделе), в указанном объеме.

Эти же статьи расходов, а также некоторые другие могут финансироваться из средств Комиссии НИУ ВШЭ, как указано в ее регламенте (см. Нормативные документы).

По статьям, которые не могут финансироваться научной комиссией или комиссией НИУ ВШЭ, возможна оплата из любых других источников (собственные средства факультета или подразделения, сторонние гранты, добровольные имущественные целевые взносы и пожертвования, организационные взносы и т.п.).

Возмещение по выше изложенным статьям расходов из средств комиссии или средств ФАР по факту приобретения/оказания услуги (без предварительного согласования сметы) невозможно.

Если решение по заявке принималось научной комиссией ФСН, то и решение о полном или частичном перераспределении средств принимается ею же.

Подача заявки в научную комиссию

Основной прием заявок проводится в начале календарного года или в конце предыдущего календарного года – на следующий. Внеплановые заявки рассматриваются в индивидуальном порядке.

Заявка подается не позднее, чем за 3 месяца до начала мероприятия.

Для подачи заявки следует отправить ответственному секретарю научной комиссии А.В. Курбатову на адрес avkurbatov@hse.ru заполненные формы:

ЗАЯВКА Научные мероприятия (DOCX, 18 Кб)

Смета Научные мероприятия (XLS, 44 Кб) 

Оба документа высылаются в двух форматах: в виде электронных файлов и в виде сканов с подписями в формате PDF.

К заявке могут прикладываться дополнительные материалы, например: проект программы, список участников, состав программного и организационного комитетов, информация о ключевых докладчиках, и т.д.

Подача заявки в Комиссию УОСМ

В случае положительного решения научной комиссии о полном финансировании мероприятия организаторам мероприятия рекомендуется обратиться в Управление по организации и сопровождению мероприятий для получения организационной поддержки (см. инструкции на сайте УОСМ).  

В случае, если научная комиссия поддержала заявку содержательно, но требуется дополнительное финансирование (заявка поддержана частично, требуется покрытие статей расходов, которые не могут финансироваться из средств ФАР, или сумма заявки превышает 500 000 рублей), организаторам следует обратиться за дополнительным финансированием в Комиссию по рассмотрению заявок на проведение и/или финансовую поддержку научных мероприятий НИУ ВШЭ. К заявке прикладывается выписка о решении научной комиссии по данной заявке. 

В случае, если финансирования, выделенного Научной комиссией, недостаточно, следует подать заявку в Центральную комиссию для получения финансирования из централизованных средств НИУ ВШЭ. Заявки подаются через ЕЛК по инструкции:

Инструкция по подаче заявки на Комиссию (PDF, 2.93 Мб) 

К заявке нужно будет приложить выписку с решением Научной комиссии. 

По вопросам о подаче заявок в Центральную комиссию можно обращаться к ответственному секретарю центральной комиссии Григорьевой Екатерине по электронной почте committee@hse.ru или доб. 27646.

Отчетность

В течение двух недель после окончания мероприятия необходимо прислать А.В. Курбатову на адрес avkurbatov@hse.ru отчет по форме:

ОТЧЕТ Научные мероприятия (XLS, 39 Кб) 

Отчет высылается в двух форматах: в виде электронных файлов и в виде сканов с подписями в формате PDF.

Если требование по сдачи отчетности не будет выполнено, Научная комиссия может не выделить финансирование на организацию конференции в следующем году,

Также в ходе мероприятия и после его окончания необходимо выполнять требования Регламента учета научных мероприятий.

Конференции, получившие поддержку по решению Научной комиссии факультета