Проведение научных мероприятий

Научные мероприятия – конференции, семинары, симпозиумы и другие научные мероприятия, организуемые НИУ ВШЭ или с участием университета.

Научная комиссия ФСН может выделить средства из Фонда академического развития на мероприятия, организованные подразделениями и сотрудниками ФСН, но не более 250 000 рублей на мероприятие. 

Вопросами поддержки мероприятий в НИУ ВШЭ занимается Управление по организации и сопровождению мероприятий. 

Подготовка заявки

Прежде чем приступать к подаче заявки, необходимо назначить сотрудника, ответственного за координацию мероприятия, который будет заниматься подготовкой документов для запуска приказов по СДОУ, оформлением документов для закупочных процедур, оплатой счетов и т.д., а также составлением отчетности для научной комиссии ФСН и соблюдением Регламента учета мероприятий.

При подаче заявок необходимо указывать формат участия для приглашенных гостей или остальных участников - онлайн, офлайн или смешанный.

Инструкции для проведения оффлайн-мероприятия

Инструкции для проведения онлайн-мероприятия

Составление сметы

Смета составляется по шаблону. Внимание: средства ФАР могут использоваться только на статьи расходов, приведенные в смете (форма в следующем разделе), в указанном объеме.

Эти же статьи расходов, а также некоторые другие могут финансироваться из средств Комиссии НИУ ВШЭ, как указано в ее регламенте (см. Нормативные документы).

По статьям, которые не могут финансироваться научной комиссией или комиссией НИУ ВШЭ, возможна оплата из любых других источников (собственные средства факультета или подразделения, сторонние гранты, добровольные имущественные целевые взносы и пожертвования, организационные взносы и т.п.).

Возмещение по выше изложенным статьям расходов из средств комиссии или средств ФАР по факту приобретения/оказания услуги (без предварительного согласования сметы) невозможно.

Если решение по заявке принималось научной комиссией ФСН, то и решение о полном или частичном перераспределении средств принимается ею же.

Подача заявки в научную комиссию

Основной прием заявок проводится в начале календарного года или в конце предыдущего календарного года – на следующий. Внеплановые заявки рассматриваются в индивидуальном порядке.

Для подачи заявки необходимо заполнить следующую форму.

Заявка на проведение научного мероприятия (DOCX, 18 Кб) 

Смета расходов (XLS, 44 Кб) 

К заявке могут прикладываться дополнительные материалы, например: проект программы, список участников, состав программного и организационного комитетов, информация о ключевых докладчиках, и т.д.

Отчетность

В течение двух недель после окончания мероприятия необходимо прислать А.В. Курбатову на адрес avkurbatov@hse.ru отчет по форме:

ОТЧЕТ Научные мероприятия (XLS, 39 Кб) 

Отчет высылается в двух форматах: в виде электронных файлов и в виде сканов с подписями в формате PDF.

Если требование по сдачи отчетности не будет выполнено, Научная комиссия может не выделить финансирование на организацию конференции в следующем году,

Также в ходе мероприятия и после его окончания необходимо выполнять требования Регламента учета научных мероприятий.

Конференции, получившие поддержку по решению Научной комиссии факультета