Тревел-гранты
Научная комиссия ФСН предоставляет финансовую поддержку для участия в научных мероприятиях (тревел-гранты).
Тревел-гранты выделяются на поездки на научные мероприятия, проводимые на территории Российской Федерации и зарубежных стран, организованные внешними по отношению к НИУ ВШЭ организациями или в которых НИУ ВШЭ является соорганизатором мероприятия без его финансирования.
Финансирование тревел-грантов Научной комиссией ФСН регулируется Регламентом принятия решений о финансировании участия работников, аспирантов и студентов Национального исследовательского университета «Высшая школа экономики» в научных мероприятиях.
Регламент
Финансирование выделяется для участия в мероприятиях (конференция, конгресс и т.д.), имеющих академический характер, что должно быть отражено в полной программе мероприятия и информации, представленной на сайте мероприятия (организатора мероприятия).
Под участием в научных мероприятиях понимается очное выступление с докладом или постером. Заявку на постерный доклад можно подать только на конференции в области когнитивной психологии. Заявки на бизнес-конференции, круглые столы, методические семинары, студенческие конференции, летние и зимние школы, стажировки, мероприятия по повышению квалификации и т.п. не принимаются.
Для возмещения расходов на научную поездку билеты на проезд не должны допускать пребывания в городе прибытия или промежуточных пунктах маршрута суммарно более одного дня до дня начала конференции и суммарно более одного дня после окончания конференции. Возмещение расходов на проживание в гостинице возможно только в случае проживания в гостинице исключительно в течение срока проведения конференции. Допускается проживание в стандартном однокомнатном (одноместном) номере в гостинице среднего разряда (3*, 4*).
Исключения из этих правил невозможны даже в случаях, когда эти исключения ведут к сокращению расходов на поездку.
Лимиты и условия финансирования
Запрашиваемый объем финансирования не должен превышать (с 1 сентября 2024 г.):
| Регион | Лимит в рублях |
|---|---|
| Россия | 60 000 |
| Страны СНГ | 65 000 |
| Европа | 100 000 |
| Турция и Израиль | 80 000 |
| Азия (кроме Турции и Израиля) | 120 000 |
| США и Канада, Южная Америка | 120 000 |
| Африка | 120 000 |
| Австралия | 120 000 |
Условия возмещения расходов на поездки (проезд, проживание) регламентируются Положением НИУ ВШЭ о служебных командировках и сопровождающими документами. Необходимо учитывать Нормы суточных и проживания (по той же ссылке). Это относится и к сотрудникам, и к обучающимся.
Обратите внимание: в отличие от указанного в Положении, при приобретении билетов или номера в отеле классом выше разрешенного стандарта работник/обучающийся оплачивает их полностью и не может получить частичную компенсацию.
Все расходы должны быть оплачены с карты на имя того, кто едет. Расходы, оплаченные картами на чужое имя, не возмещаются.
По вопросам того, могут ли быть оплачены из средств гранта те или иные расходы, отличающиеся от стандартных требований, рекомендуется обращаться в Финансовую приемную НИУ ВШЭ (доб. номер 33333), с указанием источника финансирования - 41010ОБР.
Суточные
- Сотрудники обязательно включают суточные в смету.
- Обучающимся (студентам и аспирантам) суточные не выплачиваются.
Если Вы являетесь студентом (аспирантом) и работаете в НИУ ВШЭ, просьба проверять соответствие основания поездки и наличия суточных в смете.
Суточные рассчитываются на все дни поездки, включая день отъезда и день приезда, в соответствии с регламентом, опубликованным на странице Финансовой дирекции.
Условия предоставления тревел-грантов
Категории сотрудников, которые могут подавать заявки в Научную комиссию ФСН:
- работники НИУ ВШЭ, работающие на факультете/в филиале в основных и ассоциированных подразделениях на должностях профессорско-преподавательского состава на полной ставке (кроме декана факультета и председателя Научной комиссии);
- научные работники НИУ ВШЭ, работающие на факультете/в филиале в основных и ассоциированных подразделениях на полную ставку;
- работники административно-управленческого подразделения НИУ ВШЭ, работающие на полную ставку и совмещающие основную работу с работой на условиях внутреннего совместительства на должностях профессорско-преподавательского состава в основных и ассоциированных подразделениях факультета/филиала не менее чем на 0,25 ставки;
- аспиранты и студенты очной формы обучения НИУ ВШЭ, обучающиеся на местах финансируемых за счет бюджетных ассигнований федерального бюджета;
Другие категории сотрудников, перечисленные в Регламенте, могут обращаться в Научный фонд.
Выступления на зарубежных конференциях должны быть на английском или другом иностранном языке, принятом на конференции.
В материалах, относящихся к выступлению (в презентации, постере, публикациях), должна быть указана аффилиация сотрудника или студента/аспиранта с факультетом социальных наук НИУ ВШЭ или его структурным / ассоциированным подразделением. Если доклад проводится на основании опубликованной или принятой к публикации статьи, то аффилиация должна быть указана в статье, а не только в презентации.
В случае представления доклада в соавторстве заявка может быть подана только одним из соавторов по взаимному согласованию.
На одно мероприятие может быть поддержано не более трех заявок. В исключительных случаях по решению декана ФСН и на основании служебной записки от руководителя подразделения может быть поддержано большее количество заявок на значимые научные мероприятия.
Дорожная карта получения тревел-гранта
-
1. Планирование поездки. В декабре года, предшествующего году поездки.
Данный шаг актуален только для заявителей-сотрудников - студенты и аспиранты обращаются в Научную комиссию напрямую (шаг 2).
Подать заявку через установленную форму в период кампании по планированию академической мобильности факультета на будущий год. Заявки рассматриваются руководителями подразделений и Научной комиссией ФСН, после чего отобранные заявки включаются в План академической мобильности ФСН.
- Заявки сотрудников, включенные в План академической мобильности, будут рассматриваться Научной комиссией ФСН в соответствии с Регламентом принятия решений о финансировании участия работников, аспирантов и студентов Национального исследовательского университета «Высшая школа экономики» в научных мероприятиях.
- Заявки сотрудников, не включенные в План академической мобильности, будут рассматриваться при наличии неизрасходованных плановых средств на момент подачи заявки.
-
2. Подача заявки. Не позднее, чем за 45 дней до начала мероприятия.
Заявка подается в Едином личном кабинете, через Научные сервисы / Тревел-гранты для сотрудников, студентов, аспирантов.
Для мероприятий, проводимых на территории Российской Федерации или в онлайн-формате, допустима (но нежелательна) подача не позднее чем за 30 дней до начала мероприятия. Рекомендуется подавать заявку заранее, а также учитывать сроки совершения организационных взносов.
К заявке необходимо прикрепить:
Текст доклада объемом не менее 2 500 слов
Текст должен приближаться к полнотекстовой статье и включать введение, описание проблематики, литературный обзор, методологию, результаты и обсуждение. К постерным докладам по когнитивной психологии доклад также предоставляется.
Предварительная программа мероприятия и приглашение
Программа обязательно должна содержать афилиацию заявителя с НИУ ВШЭ.
Приглашение должно содержать подтверждение участия заявителя в мероприятии с докладом, если это не отражено в программе.
Допускается подача заявки без прикрепления программы и приглашения.
При невозможности предоставить программу и (или) приглашение на момент подачи заявки, ее нужно прислать секретарю Комиссии по мере поступления.
Софинансирование (для сотрудников ассоциированных с ФСН подразделений)
По решению Научной комиссии от 23.06.2023 заявки от сотрудников ассоциированных с ФСН подразделений принимаются к рассмотрению только при условии софинансирования не менее 50% расходов со стороны ассоциированного подразделения. Гарантийное письмо/служебная записка о софинансировании включается в пакет документов заявки.
-
3. Экспертиза заявки.
В течение 3-х рабочих дней заявка проверяется секретарем Научной комиссии и, в случае соответствия требованиям, направляется на экспертизу.
Срок проведения экспертизы составляет не более 10-ти рабочих дней.
-
4. Голосование Научной комиссии.
После проведения экспертизы, заявка выносится на голосование Научной комиссии.
После подписания протокола Научной комиссии ее секретарь оповещает заявителей о решении комиссии и предоставляет выписку из протокола.
Срок принятия решения по заявке составляет не более 3-х рабочих дней с момента вынесения заявки на голосование.
Решение Научной комиссии о выделении тревел-гранта вступает в силу после подписания приказа НИУ ВШЭ о направлении сотрудника в командировку. При отсутствии приказа о командировке выделение средств на тревел-грант невозможно. По вопросам оформления командировки рекомендуем Вам заблаговременно обращаться к менеджеру Вашего подразделения.
-
5. Подготовка заявки на командировку (для сотрудников)/приказа о возмещении расходов (для студентов).
Для сотрудников:
Сотрудники оформляют командировку по общей процедуре. Образцы документов - на сайте Финансовой дирекции.
Данные для заполнения служебной записки:
- Источник финансирования командировки (основной): 41010ОБР; БЭСТ 134277; 02.27; 21012300; КВР 112.
- Код мероприятия дорожной карты (выберите из списка) — 4.1.2.
- Направление расходования средств (выберите из списка) – 5.
Последовательность согласования:
- Руководитель подразделения заявителя.
- Миронюк М.Г.
- Тимохина Т.Н.
- Стукал Д.К.
- Управление персонала.
Подписывающее лицо - курирующий подразделение проректор.
В лист рассылки включается секретарь Научной комиссии - Курбатов А.В.
Схема: последовательная. Срок: бессрочно.
Для студентов/аспирантов:
Необходимо обратиться к Филипповой Т.Н. для оформления приказа и дальнейшего сопровождения процесса возмещения средств.
Внимание: до оформления приказа необходимо предоставить программу мероприятия, приглашение участника или иной документ, подтверждающий участие в мероприятии.
-
6. Подготовка приказа о направлении сотрудника в командировку.
Данный шаг актуален только для заявителей-сотрудников.
Приказ подготавливается на основании подписанной заявки на командировку сотрудниками Управления персонала.
При отсутствии приказа о командировке выделение средств на тревел-грант невозможно.
После регистрации приказа о направлении в командировку, при необходимости, Вы можете получить авансовую выплату.
Для этого необходимо:
- Подготовить заявление на перечисление аванса с визой руководителя
- Подать заявление в Финансовую приемную
Шаблон заявления можно найти по данной ссылке в разделе "База знаний".
-
7. Подготовка отчета о командировке/поездке. Не позднее 3-х рабочих дней после возвращения.
Для сотрудников:
Сотрудник обязан подготовить и предоставить в Финансовую приемную по адресу г. Москва, ул. Мясницкая, д. 20:
- авансовый отчет с визой руководителя подразделения, распечатывается на двух сторонах
- заявление о возмещении перечислением на карту или наличными
- документы подтверждения затрат: билеты, посадочные талоны, счета, чеки и банковские выписки
Шаблоны заявлений можно найти по данной ссылке в разделе "База знаний".
В случае нарушения сроков предоставления документов в Финансовую приемную служебная записка о принятии отчета позже установленного срока подписывается деканом ФСН только при наличии подтвержденных уважительных причин нарушения сроков.
В случае возникновения вопросов по подтверждающим документам рекомендуется консультироваться с Финансовой приемной.
Для студентов/аспирантов:
Студент/аспирант обязан подготовить и предоставить в Финансовую приемную по адресу г. Москва, ул. Мясницкая, д. 20:
- заявление о возмещении перечислением на карту или наличными
- документы подтверждения затрат: билеты, посадочные талоны, счета, чеки и банковские выписки
Шаблон заявления можно найти по данной ссылке в разделе "База знаний".
В случае вопросов по подтверждающим документам рекомендуется консультироваться с Финансовой приемной.
-
8. Подготовка репортажа об участии в научном мероприятии. Не позднее 14-ти дней после поездки.
- Сообщить секретарю Научной комиссии о том, что Ваша поездка состоялась.
- Подготовить репортаж по результатам конференции (с фотографиями) для сайта ФСН. Основное требование к тексту – чтобы его интересно было прочитать Вашим коллегам, которым не посчастливилось поехать с Вами. В репортаже нужно отразить особенности и содержание мероприятия, отметить наиболее интересные выступления, а также кратко охарактеризовать содержание Вашего выступления.
В случае, если информация об участии не была предоставлена, Научная комиссия не сможет принять к рассмотрению последующие заявки на тревел-гранты от заявителя.